El reto: Gestionar donaciones y servicios administrativos en crecimiento
La Universidad Americana de Beirut (AUB) enfrentaba un gran desafío al iniciar una campaña para recaudar $650 millones en cinco años: gestionar eficientemente miles de donaciones y su documentación. Al mismo tiempo, la Universidad Libanesa Americana (LAU) buscaba modernizar sus servicios académicos y administrativos, en respuesta a las expectativas de estudiantes cada vez más digitales.
Ambas instituciones compartían la necesidad de mejorar la eficiencia, transparencia y sostenibilidad en sus procesos internos, reemplazando tareas manuales, sistemas desconectados y un uso excesivo de papel que limitaba la escalabilidad y la experiencia del usuario.
AUB y LAU
AUB y LAU son dos de las universidades privadas más importantes de Líbano, reconocidas por su excelencia académica y su compromiso con la innovación educativa y administrativa.
Camille Abou-Nasr
Vicepresidente Asistente de Tecnología de la Información
Antes de implementar Laserfiche, los estudiantes debían presentar decenas de documentos en papel al momento de aplicar, lo que generaba procesos engorrosos y riesgo de extravío. Hoy, gracias a la automatización, pueden completar y enviar formularios en línea desde sus móviles y obtener respuestas rápidamente. Hemos reducido tiempos de semanas a horas, disminuido el uso de papel y logrado una verdadera transformación digital orientada a la movilidad y la sostenibilidad.
La solución: Automatización documental y servicios digitales con enfoque móvil
Para la Universidad Americana de Beirut (AUB), implementamos Laserfiche en alianza con BMB Group, nuestro socio estratégico en la región, con el fin de automatizar por completo el proceso de recepción, reconocimiento y registro de donaciones. Esta transformación permitió reducir significativamente los tiempos de tramitación, mejorar la precisión en la gestión documental y liberar al personal de tareas repetitivas, permitiéndoles enfocarse en actividades estratégicas de mayor valor.
En el caso de la Universidad Libanesa Americana (LAU), desplegamos una solución basada en formularios electrónicos inteligentes integrados con sus sistemas existentes, como Banner y SharePoint. Esta implementación, también realizada en colaboración con BMB Group, digitalizó procesos clave como la solicitud de transcripciones o registros académicos, y se extendió a áreas como Desarrollo Estudiantil, Legal y Gestión de Instalaciones. Los estudiantes ahora pueden realizar trámites desde cualquier dispositivo, con aprobaciones automatizadas, trazabilidad completa y una experiencia totalmente alineada con su estilo de vida digital.
Reducción en el uso de papel y almacenamiento físico
Aceleración del procesamiento de donaciones (de 10 a 2 días)
Ahorro estimado en recursos administrativos anuales
- Laserfiche, como plataforma central de automatización y gestión documental en la nube
- Integración fluida con sistemas institucionales como Banner y SharePoint
- Formularios digitales inteligentes para solicitudes académicas y administrativas
- Flujos de trabajo automatizados con aprobaciones, seguimiento y trazabilidad
Resultados clave
Gracias a Laserfiche, AUB y LAU experimentaron una transformación digital profunda. En AUB, la automatización del ciclo de donaciones no solo redujo costes y tiempo, sino que fortaleció la seguridad y trazabilidad de cada contribución, permitiendo a la universidad centrarse en sus objetivos estratégicos de recaudación.
En LAU, los estudiantes ahora disfrutan de una experiencia mucho más ágil e intuitiva. Los procesos administrativos son accesibles, rápidos y sostenibles. La digitalización ha mejorado la eficiencia operativa y ha sentado las bases para una institución más conectada, moderna y enfocada en el usuario.
